Cyber security awareness
Nieuws
Hybride werken, trend of blijver
Onderzoek van McKinsey toont aan dat de nood voor het definiëren van een hybride werkplek hoog is, echter hebben de meeste organisaties hier geen gedetailleerde visie over. Wat is er nu juist nodig om een hybride werkplek te definiëren? Enerzijds is dat een telewerk policy waarin de richtlijnen rond hybride werken zijn vastgelegd en anderzijds het ter beschikking stellen van de juiste tools. Het is zeker niet enkel en alleen een verantwoordelijkheid van HR of van IT. Het hybride werken is een continu veranderingsproces gebaseerd op de afstemming tussen de fysieke werkomgeving, een efficiënt ICT- en informatiebeheer en een stimulerend HR-beleid. Technologie speelt hier zeker een belangrijke rol in, maar is zeker en vast geen doel op zich. Het wordt eerder aanzien als een middel om een hybride cultuur te vormen. De samenwerking tussen IT en HR is echter wel cruciaal om regelmatig te polsen naar hoe medewerkers de tools en technologie ervaren en hun in staat stellen hun job goed uit te voeren.
Juiste tools?
Bedrijven hebben in allerijl hun infrastructuur moeten opschalen om hun medewerkers van thuis uit te kunnen laten werken. De Microsoft Work-Trend Index 2021 geeft aan dat de tijd gespendeerd in MS Teams met meer dan 2,5 keer is toegenomen en 45% meer chats per week worden verstuurd dan voor de pandemie. Vandaag stellen vele organisaties zichzelf de vraag of die tools wel goed worden gebruikt. Er zijn gebruikers die een digitale jungle creëren omdat werkprocessen en afspraken niet meer heel helder zijn. Velen hebben zich andere methodes eigen gemaakt. Het is vaak een helse oefening om hoe hier nu verder structuur in te brengen. Wat werkt, wat kan behouden blijven en wat niet. Best practices kunnen dan verder geïmplementeerd worden binnen de organisatie. Onderzoek van Qualtrics laat zien dat slechts 30% van medewerkers vindt dat de beschikbare technologie hun verwachtingen overtreft. Na een jaar thuiswerk zag ook Microsoft dat 42% van de medewerkers zeggen dat ze een gebrek ervaren van essentieel kantoormateriaal dat thuiswerk mogelijk maakt. De moeite waard dus om hieraan voldoende aandacht te besteden. Omarm verandering door flexibele en wendbare praktijken te bewerkstelligen.
De werkplek van morgen
Hybride vergaderen
Wie een hybride vergadering heeft bijgewoond zal het niet ontkennen, de mix van online en fysieke deelnemers maakt het niet makkelijk om een constructieve meeting te houden waarbij iedereen zijn zegje kan doen. Voorzie in eerste instantie zeker stabiele en kwalitatieve infrastructuur en platformen. Bij hybride vergaderen komen mensen die fysiek aanwezig zijn vaker aan het woord. Het is een goed idee om hierbij een moderator te voorzien die erop kan toezien dat iedereen voldoende input geeft. Hij of zij kan er ook voor zorgen dat mensen die digitaal meevolgen voldoende aan het woord zijn. Tenslotte getuigt het ook van professionaliteit om op voorhand een duidelijke agenda mee te geven zodat iedereen weet wat er wordt verwacht, maar dat geldt in feite voor elke meeting. Wat brengt de toekomst? Misschien dat we meer vergaderingen houden in de vorm van avatars? Zo ervaart iedereen op een gelijke manier de beleving van vergaderen en wordt smalltalk meteen een pak minder geforceerd.
Bouw aan een cultuur van safety en security
Hoe meer data digitaal, hoe beter we dat moeten beschermen. Gelukkig zijn de beveiligingsmogelijkheden al een pak verstrekkender ten opzichte van data op papier. We verwachten echter meer dan ooit een toenemend aantal security incidenten en datalekken. De vraag is niet meer of je onderneming gehackt zal worden maar wanneer. Zorg er dus voor dat je de juiste technologie in huis hebt, dat de procedures gekend zijn en sensibiliseer vooral je medewerkers. Zij vormen je eerste verdedigingslinie. Het is een misvatting om een eenmalige opleiding te organiseren rond een complex onderwerp als security. Tracht hierbij een volledig jaaraanbod samen te stellen waarbij opleiding slechts een onderdeel is, aangevuld met gamification, security championships, simulaties met learnings waar de mensen ook persoonlijk wat aan hebben.
De crux
De hybride werkplek is onvermijdelijk en een opportuniteit om het beste te halen uit mens en technologie. Er is echter geen ‘one size fits all’ hybride werkplek. De crux is samenwerking vanuit alle diensten en een doordachte aanpak om hier een duidelijke visie en strategie rond te definiëren. Organisaties die dit hebben begrepen zullen productiever zijn en bovendien meer tevreden medewerkers hebben.
